5 Modi per Rassicurare il Team Quando la Notizia Genera Ansia

Questo è un articolo di “servizio” perché è la traduzione o poco più di quanto scritto da Allison Shapira. Chi legge gli articoli in inglese lo trova su Harvard Business Review.

Siamo in areo. Un'improvvisa turbolenza ci sveglia dal sonnellino o ci obbliga ad aggrapparci al sedile di un altro passeggero mentre stavamo percorrendo il corridoio. Nel giro di pochi secondi ecco la voce del comandante. A cosa facciamo attenzione? Nelle sue parole cerchiamo rassicurazione. Anche perché, diciamocelo, qualche volta il loro inglese lascia un po’ a desiderare. La diffusione del Coronavirus non ha fatto sbandare solo il settore dei viaggi aerei, sono molti i leader che devono comunicare in situazioni di incertezza ed Allison Shapira ha lavorato proprio con le compagnie aeree e altre Fortune 500 sul tema della comunicazione ricavandone questi 5 punti.

1. Fate una pause e respirate profondamente.

Prima di cominciare a comunicare, prendetevi un minuto per una pausa e respirare profondamente. Se siete la persona di riferimento nella sala, il team prenderà spunto da voi per le azioni e anche le emozioni. Prendersi un minuto per ricentrarsi vi permetterà di presentarvi in modo calmo, razionale. La cosa funziona però anche nel caso di una telefonata o di una mail. Uno studio sullo stress empatico ha dimostrato che lo stress è… virale.

2. Mettetevi nei panni di chi vi ascolta.

Nel public speaking conoscere la propria audience è una regola aurea. In tempi come questi lo è anche di più, indipendentemente dal medium. Facciamoci queste domande:

·        Chi sono le persone cui sto per parlare?

·        Quali sono le loro preoccupazioni, i loro interessi, le domande che mi faranno?

·        Quali risposte dovrò subito dare?

“Più velocemente vi collegherete alla mente delle persone, più velocemente potrete passare loro un messaggio di calma. Se non lo farete, non vi ascolteranno.”

3. Fate le vostre ricerche.

In momenti come questi, un’informazione errata può avere effetti devastanti. Dovete cercare fonti di informazione attendibili e leggere con attenzione il materiale per poterlo riassumere in modo chiaro. “Come membro della faculty di Harvard – scrive Allison – apprezzo la decisione dell’università di avere una web page che raccoglie le informazioni attendibili ed invii regolarmente mail di aggiornamento.”

4. Parlate chiaramente e con fiducia.

È possibile trasmettere fiducia anche senza avere certezze assolute. Potete esprimere i vostri dubbi trasmettendo al tempo stesso il messaggio che avete la situazione sotto controllo. Comunicate frequentemente così che si capisca che state continuamente lavorandoci. Un’esperta di comunicazione, Nancy Duarte, ha inoltre scritto che “le persone sono più disposte a perdonare se si sentono parte del processo”.

5. Definite i prossimi passi.

In tempi di incertezza è importante individuare attività concrete. Lo è perché così le persone percepiscono il loro contributo alla soluzione dei problemi. Sono utili espressioni del tipo: “Ecco quello che faremo” oppure “Ecco quello che potete fare”.

Nella chiusura dell’articolo Allison ci ricorda che il saper comunicare in momenti come questi è una delle skill della leadership, indipendentemente dal ruolo formale che occupiamo.